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Die Optimierung von Systemen erfordert systematisches Vorgehen. In jedem Unternehmen greifen verschiedenste logistische, prozeßbezogene, organisatorische und datentechnische Systeme ineinander. Zumindest bei größeren Vorhaben ergeben sich deshalb meist direkte oder indirekte Berührungspunkte mit nahezu sämtlichen Unternehmensbereichen. Der eigentlichen Kozeptionsphase geht daher eine sorgfältige Strukturanalyse unter Berücksichtigung aller internen wie externen Schnittstellen voraus.

Da es IWL nicht darum geht, Maximallösungen durchzusetzen, sondern Optimallösungen zu realisieren, werden in dieser Phase die wichtigen Vorentscheidungen für den richtigen Lösungsansatz getroffen. Es liegt in der Sorgfaltspflicht des projektverantwortlichen Gesamtdienstleisters, hier den gebotenen strategischen Weitblick zu entwickeln. denn wer in die Zukunft investiert, nimmt ihr ein Stück Ungewissheit.