WMS-Auswahl aus Sicht eines neutralen Logistikberaters:

WMS, LVS, WES oder WCS? Was brauche ich wirklich?

An dieser Stelle wird es schon komplizierter als gedacht. Zunächst muss klargestellt werden, dass ein Lagerverwaltungssystem (LVS) per Definition „nur“ die Bestandsführung der gelagerten Artikel übernimmt. Ein Warehouse-Management-System (WMS) hingegen – was oft fälschlicherweise synonym verwendet wird – ist nach VDI 3601 ein System zur Steuerung, Kontrolle und Optimierung von Lager- und Distributionssystemen. Es ist somit als Schlüsselkomponente des Supply Chain Managements anzusehen, indem es Echtzeitinformationen über den gesamten Lagerbestand eines Unternehmens bereitstellt.

Aber das ist noch nicht alles. Bei WMS/LVS spricht man auch von proprietären Systemen, die als eigenständige Systeme vermarktet werden, im Gegensatz zu einem WMS-Modul einer Software-Suite (Beispiel: SAP Extended Warehouse Management (EWM), Oracle Warehouse Management, Microsoft Dynamics 365 Warehouse Management, etc.) Das Fraunhofer IML (www.warehouselogistics.de) kategorisiert die Anbieter zusätzlich nach sogenannten

• Suite-Anbietern
• Lagertechnikanbietern (z.B. Jungheinrich, Körber, SSI Schäfer, viastore, Stöcklin, etc.) und den
• „reinen“ WMS-Anbietern (z.B. CIM, Coglas, S+P, Erhardt & Partner, TuP etc.)

Natürlich hat jede Kategorie bestimmte Vorteile und/oder auch entscheidende Nachteile!

WMS/LVS sind spezialisierte Softwarelösungen zur Steuerung, Kontrolle und Optimierung von Logistik- und Distributionssystemen und verfügen daher über einen großen Funktionsumfang und zahlreiche Parametrisierung- und Konfigurationsmöglichkeiten. Die Systeme bzw. Anbieter sind teilweise seit fast 50 Jahren am Markt und haben sich in dieser Zeit entsprechend weiterentwickelt und verfügen über ein oft enormes Funktionsspektrum, das viele klassische ERP-Systeme (noch) nicht abdecken können. Diese haben bzw. hatten sich lediglich auf ihre Kernfunktionen wie Einkauf, Vertrieb, Produktion, Controlling etc. konzentriert.

Diese grundsätzliche Unterscheidung verschwindet jedoch nach und nach durch die sogenannten Suite-Anbieter, die mittlerweile auch speicherprogrammierbare Steuerungen (SPS) direkt anbinden können. Bei SAP EWM wird beispielsweise ein sogenannter MFS (Material Flow System) – analog MFR (Materialflussrechner) – direkt mitgeliefert und kann entsprechend konfiguriert bzw. programmiert werden.

Lagertechnikanbieter bieten den Vorteil, dass sie als Generalunternehmer vom Silo-Hochregallager über die Regalbediengeräte und Stapler bis hin zum WMS alles aus einer Hand liefern und als Gesamtsystem implementieren können. Durch die Nähe bzw. Entwicklung und Produktion der automatisierten Lagertechnik sind die Schnittstellen und das Zusammenspiel mit dem WMS/LVS optimal aufeinander abgestimmt.

Weitere Varianten eines WMS

Die meisten WMS/LVS bieten auch die Möglichkeit, automatisierte Anlagentechnik wie Fördertechnik, Roboter, Shuttle- und AKL-Systeme etc. zu steuern. Hierzu wird in der Regel als Zusatzmodul ein Materialflussrechner (MFR) oder englisch Material-Flow-Controller (MFC) eingesetzt. Diese Funktion kann vollständig in das WMS/LVS integriert sein oder auch eine komplett separate und eigenständige Softwareapplikation darstellen. Insbesondere bei Shuttle-Systeme oder auch bei Autostore ist es üblich – da sehr komplex – die Steuerung noch durch einen weiteren System-Layer eine Art „Spezial-MFR“ abzubilden.

Dies führt uns zu den weiteren Varianten eines WMS/LVS. So gibt es z.B. noch Warehouse-Execution-Systeme (WES) oder auch Warehouse-Control-Systeme (WCS). Beides sind im Prinzip „abgespeckte“ WMS/LVS, die in Verbindung mit automatisierter Lagertechnik eingesetzt werden und aber z.T. überlappend mit den Aufgaben eines WMS sind. Dies sind Optimierungs-Aufgaben oder auch die Verwaltung von Teilplatz-Beständen bis hin zu Anwender-Dialogen an den Kommissionier-Arbeitsplätzen. Ein WES hat in der Regel aber keine direkte Kommunikation zu den unterlagerten Steuerungen. Der Übergang zu einem vollwertigen WMS/LVS ist oft fließend bzw. teilweise handelt es sich technisch gesehen de facto um die gleiche Software wie ein vollwertiges WMS/LVS.  Aus Marketinggründen werden diese oft einfach umbenannt!

Die grundsätzlichen Varianten und Aufgaben habe wir in Anlehnung an die VDI 3601 in einer Übersicht zusammengestellt.

Dies bringt uns auch zur nächsten Frage. Für welchen Anwendungsfall suche ich denn ein WMS/LVS?

Wozu brauche ich ein WMS/LVS?

Ein WMS unterstützt die Prozesse vom Wareneingang bis zum Versand und auch die Retourenabwicklung. Und wie wir bereits gelernt haben, verbessert ein WMS/LVS per Definition alle logistischen Prozesse im Lager. Dies führt zu einer höheren Zufriedenheit auf Kundenseite, aber auch, was in Zeiten des Fachkräftemangels besonders wichtig ist, auch auf Mitarbeiterseite. Typische grundsätzliche Wünsche und Ziele, die mit der Einführung eines WMS verbunden sind und nach der Einführung auch konkret erreicht werden, sind:

• Transparenz über Bestände (Online-Bestand), Prozesse und Kosten
• Reduzierung der Fehlerquote insgesamt (Bestände, Kommissionierung, Versand etc.)
• Verbesserung der Reaktionszeiten bei gleichzeitiger Verkürzung der Durchlaufzeiten
• Erhöhung der Lieferfähigkeit und Produktivität im Lager
• Steigerung der Qualität der Kunden- und Lieferantenbeziehungen

Um von diesen Vorteilen profitieren zu können, benötigen Sie ein WMS/LVS, das perfekt auf die Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Branche abgestimmt ist. Grundsätzlich gibt es zwei wesentliche Überlegungen bzw. Ausgangssituationen.

Was ist wirklich wichtig bei der Auswahl des passenden WMS?

Im deutschsprachigen Raum sind schätzungsweise über 400 WMS/LVS-Anbieter aktiv! An wen sollte man sich nun konkret wenden?

Zielführend und elementar wichtig ist es, sich mit allen Fachabteilungen (IT, operative Logistik, Einkauf/SCM, Controlling etc.) über die grundsätzlichen Anforderungen und KO-Kriterien klar zu werden, um diese dann über einen RFI (Request for Information) bei den Anbietern abzufragen und damit den Kreis der potenziellen relevanten Systeme stark einzuschränken. Viele dieser Informationen sind oft nicht in Vergleichsportalen oder auf den Internetseiten der Hersteller zu finden. So behaupten zwar fast alle Anbieter, über eine branchenunabhängige Software zu verfügen, bei genauerem Hinsehen zeigen sich jedoch deutliche Unterschiede hinsichtlich relevanter Referenzen und auch im Funktionsumfang bzw. der Ausprägung einzelner Funktionen!

Für die folgenden Kategorien sollten daher jeweils Anforderungen (nice-to-have) und KO-Kriterien definiert werden:

• Technologie – für die Software selbst, aber ggf. auch für die Möglichkeit der Ansteuerung automatisierter Lagertechnik (Bsp: Monolithisches System vs. Microservices; SSO-Methoden, AMR/AGV Ansteuerung möglich, etc.)
• Branchenerfahrungen und Funktionalitäten (Baustoffbranche, Gefahrstoffverwaltung, Dock and Yard-Management, etc.)
• Unternehmen (Internationalität, Finanzdaten, Mitarbeiteranzahl Support und Projektabwicklung, etc.)
• Support und Aftersales (Service Level und Supportmodelle, Landessprachen, Partnernetzwerk, Release-Politik, etc.)
• Vertragsgestaltung (Gewährleistung, Laufzeiten/Bindungsfristen, Lizenzmodell etc.)

Wurde das Feld der WMS-Anbieter im Vorfeld über eine Bewertungsmatrix stark eingegrenzt, wird im nächsten Schritt klassischerweise ein Lastenheft oder eine Ausschreibung an die so vorausgewählten WMS-Anbieter verschickt.

Doch was ist dabei zu beachten?

Auch hier ist es ratsam, alle Fachabteilungen (IT, operative Logistik, Einkauf/SCM, Controlling etc.) mit einzubeziehen und die Anforderungen zu definieren und niederzuschreiben. Zur Veranschaulichung und zum besseren Verständnis sollten die Prozesse in Form von Prozessflussdiagrammen gezeichnet werden. Hilfestellung bieten hier verschiedene Normen und Richtlinien wie z.B.:

• VDI 2519 – Vorgehensweise bei der Erstellung von Lastenheften
• VDI/VDE 3694 – Pflichtenheft für den Einsatz von Automatisierungssystemen
• VDI 3969 – Schnittstellen des Lagerverwaltungssystems zu übergeordneten Systemen
• DIN ISO 9126 – Qualitätsmerkmale von Software
• VDI 4493 – Leitstand in der Intralogistik
• VDI 4490 – Operative Kennzahlen der Logistik

sowie ggf. weitere branchen- und anforderungsspezifische Normen wie z.B.:

• VDI 3975 Blatt 1 und 2 – Gefahrstofflagerung (Planung, Genehmigung und Organisation)

Bei Projekten mit Automatisierung zusätzlich:

• VDI 3626 – Checkliste zur Planung und Ausführung von Hochregallagern
• VDI 4480-1 – Durchsatzleistung automatischer Lager mit gassengebundenen Regalbediengeräten

Bei Modernisierung (Retrofit) / Erweiterung zusätzlich:

• VDI 4403 Modernisierung und Erweiterung von fördertechnischen Anlagen und Logistiksysteme

War doch nicht so schwer bis hierher😉 …

Lizenzmodelle: SaaS oder einmalige Lizenzkosten?

Typisch und nach wie vor weit verbreitet sind einmalige Lizenzkosten für z. B. die Softwarebasis sowie individuell wählbare Zusatzmodule und Lizenzen pro Nutzer, die als Named User, als Concurrent User Lizenz oder gar als (quasi unlimitierte) Unternehmenslizenz ausgestaltet sein können. Hinzu kommen bei einer lokalen Installation des WMS/LVS noch entsprechende Datenbanklizenzen. Den größten Kostenblock stellen weitere einmalige Dienstleistungen für Customizing und projektspezifische Softwareanpassungen sowie für alle Projektmanagementaufgaben bis hin zu Schulungen und Go-Live-Support dar.

Hardware und IT-Infrastruktur sind häufig ebenfalls vom Kunden zu tragen oder sollten zumindest bei einem Vergleich mit einer SaaS-Lösung berücksichtigt werden.

SaaS-WMS/LVS (software as a service) sind als eine Art Abo-System zu verstehen und es fallen wiederkehrende (meist monatliche) Gebühren an, die Softwarenutzung, Wartung, Updates und Support beinhalten. Meist fallen noch einmalige Kosten für das Projektmanagement an, aber eben keine Lizenzgebühren mehr.

Langfristig gesehen sind die Kosten beim traditionellen Kostenmodell naturgemäß geringer, allerdings ist man auch weniger flexibel hinsichtlich der Skalierbarkeit des Systems und der Kosten. Bei SaaS-Modellen kann das Abonnement für zusätzliche Benutzer, Module und Funktionen etc. angepasst werden. Weit verbreitet ist auch die Abrechnung nach Leistungsparametern wie z.B. Anzahl Auftragspositionen etc. D.h. in auftragsstarken Zeiten muss mehr bezahlt werden und entsprechend weniger, wenn auch im Lager weniger zu tun ist.

On-premise, cloud, Android & Co

Eine der ersten Fragen wird sein, ob das WMS/LVS vor Ort am Standort selbst gehostet wird (on-premise) oder ob es in der Cloud (private oder sogar public) vom Anbieter oder dessen Hosting-Partner in einem Rechenzentrum betrieben wird. Hier scheiden sich nach wie vor die Geister und es gibt kein Richtig oder Falsch.

Aktuell ist jedoch zu beobachten, dass der Trend immer mehr in Richtung Cloud geht und viele Unternehmen ihre Vorbehalte abgebaut haben und die Vorteile zu schätzen wissen (keine Serveradministration durch eigene IT notwendig, höchste Verfügbarkeit sowie Datensicherung, etc.)

Einige Hersteller gehen bereits so weit, dass sie nur noch eine Cloud-Lösung anbieten! In einigen Fällen, wo es auch um die Steuerung von automatisierten Anlagen geht, kann es nach wie vor unumgänglich sein, den WMS-Server oder zumindest den MFR-Server und die Anlagenvisualisierung auf einem lokalen Server vor Ort zu haben. Aber auch hier werden mittlerweile mehr als ausreichende Datenraten und Latenzzeiten erreicht, sodass dies kein grundsätzliches KO-Kriterium für die Cloud sein muss. Ausnahmen sind derzeit eigentlich nur Anlagen, die extrem viele Signale in kürzester Zeit verarbeiten müssen, wie z.B. hoch performante Sortieranlagen bei Online-Händlern.

Die Frage nach der Datenbank stellt sich dann nur noch, wenn das WMS/LVS on-premise installiert werden soll. Dann empfiehlt es sich natürlich, eine solche zu wählen, für die im Unternehmen, d.h. in der IT-Abteilung, auch entsprechendes Know-how vorhanden ist. Preislich haben sich MS SQL oder Oracle mittlerweile stark angenähert. Manche Hersteller haben auch spezielle Vereinbarungen in Verbindung mit ihrem WMS/LVS und bieten vergünstigte Lizenzen an oder sind in der Basislizenz bereits enthalten.

Für mobile Arbeitsplätze führt kein Weg mehr an Android vorbei, da die ehemals dominierenden Windows Betriebssysteme CE oder auch mobile nicht mehr weiterentwickelt werden und der Support eingestellt wurde. In der Regel werden die Dialoge als native App und/oder browserbasiert angeboten und sind damit prinzipiell hardwareunabhängig. Praktisch kann es sein, wenn der WMS/LVS-Anbieter auch die Hardware liefert und eventuell sogar die WLAN-Ausleuchtung und Installation übernimmt. Ein Ansprechpartner vereinfacht das Thema erheblich, vor allem auch im Hinblick auf die Fehlerbehebung und die Suche nach dem Verantwortlichen!

Wie lange bis zum Go-Live?

An dieser Stelle muss wohl zunächst eine weniger befriedigende Antwort gegeben werden. „Kommt darauf an!“ Zum einen hängt es von der Komplexität (Greenfield oder Brownfield, Stand-Alone WMS oder mit Lagerautomatisierung) des Gesamtprojektes ab.

Ein wesentlicher Unterschied liegt aber auch im WMS/LVS selbst.

Sogenannte monolithische Systeme sind in der Regel etwas träge in der Projektabwicklung im Vergleich zu modernen „Native Cloud Systemen“, die einen Low- oder sogar No-Code-Ansatz verfolgen. Hier steht das WMS/LVS quasi ab Projektstart zur Verfügung und wird in iterativen Schritten gemeinsam konfiguriert bzw. teilweise programmiert. Ein nicht unwesentlicher Erfolgsfaktor hierbei ist auch, dass die operativen Mitarbeiter sofort eingebunden werden und auch an der Gestaltung der Software mitwirken können, was letztlich auch zu einer hohen Akzeptanz sowie kurzen Schulungsphasen (sofern überhaupt noch notwendig) führt. Durch eine RESTful API ist auch die Anbindung an ERP-Systeme und weitere Neben- und (Sub-)Systeme wie Versandsystem, Webshop, Pick-by-Voice etc. entsprechend schnell und einfach realisierbar.

Entscheidend ist auch die gewählte Projektmethodik. Der bisher vorherrschende „Wasserfall-Ansatz“ bzw. das V-Modell wird zunehmend gemischt. Also eine Mischform aus linearem und agilem und iterativem Vorgehen. Daher reicht die Bandbreite tatsächlich grob von ca. 4 Wochen bis zu 2 Jahren (oder auch länger) bei komplexen Systemen und konventioneller Projektmethodik.

Nicht zu vergessen ist ein geordneter Projektabschluss. Auch hier kommen je nach Projekt unterschiedliche Normen zur Anwendung, die im Prinzip die Leistungsfähigkeit des Systems messen und damit wesentlicher Bestandteil des Abnahmeverfahrens sind und häufig auch einen Meilenstein im Zahlungsplan darstellen:

• VDI 4004 Blatt 4 – Zuverlässigkeitskenngrößen – Verfügbarkeitskenngrößen
• VDI 3649 – Anwendung der Verfügbarkeitsrechnung auf Förder- und Lagersysteme
• VDI 4486 – Zuverlässigkeit in der Logistik – Verfügbarkeit von Dienstleistungen
• VDI 3581 – Verfügbarkeit von Transport- und Lagereinrichtungen sowie deren Teilsysteme und Elemente
• FEM 9.222

Sind die Prüfungen erfolgreich verlaufen bzw. liegen keine abnahmeverhindernden Fehler der Klasse 1 vor, wird das Abnahmeprotokoll unterschrieben und damit der Gefahrenübergang vom Auftragnehmer auf den Auftraggeber vollzogen und die Abnahme gemäß § 12 VOB Teil B und VDMA förmlich bestätigt. Damit geht das WMS/LVS in den produktiven Betrieb und die vereinbarte Gewährleistungsfrist beginnt.

In a nutshell

Bei der Auswahl und Planung eines WMS/LVS gibt es also einiges zu beachten und wahrscheinlich deutlich mehr als vielleicht zunächst angenommen!

• • Prüfen Sie Ihren Einsatzzweck des WMS/LVS-Systems – Stichwort WMS, WCS oder Suite-Modul.
  • Beachten Sie die strategische Ausrichtung der Systemlandschaft Ihres Unternehmens und auch Ihrer IT-Sicherheit!
  • Prüfen Sie die Flexibilität des Anbieters hinsichtlich Skalierbarkeit und möglicher zukünftiger Erweiterungen. (Soll mittelfristig automatisiert werden? Soll das WMS/LVS auf weitere Standorte (international) ausgerollt werden etc.)
  • Handelt es sich um einen Partner auf Augenhöhe? Als mittelständisches Unternehmen kann es sinnvoll sein, einen Partner auf Augenhöhe zu wählen und nicht unbedingt einen großen internationalen Generalunternehmer – Stichwort: kurze Entscheidungswege oder direkte Abstimmung zwischen Gesellschafter/Geschäftsführer.
  • Achten Sie auf das Lizenzmodell. Sind die laufenden und zukünftigen Kosten transparent und nachvollziehbar oder kann es zu ungeplanten „Kostenexplosionen“ kommen?
  • Nachhaltigkeit im Sinne einer langfristigen Sicherung des Systemerhalts sowie einer kontinuierlichen Weiterentwicklung des Standards. (Stichworte: Produkt-Roadmap, SLA’s, Übergabe des Quellcodes, vollständige Dokumentation sowie Upgrades und Releasefähigkeit, etc.)